Chứng từ kế toán là gì và các loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những giấy tờ hay là vật mang tin phản ánh đúng nghiệp vụ tài chính đã phát sinh và hoàn thành rồi, được làm căn cứ ghi sổ kế toán. Nhằm mục đích để trách rủi ro sai phạm như trong quá trình luân chuyển hàng hóa đi xuất khẩu, đầu tư vào các dịch vụ công,…

Chứng từ kế toán có nhiều loại và vai trò khác nhau như: chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt,chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng, chứng từ kế toán liên quan đến mua hàng/bán hàng ,chứng từ kế toán liên quan đến chi phí, doanh thu, chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương,…

Để hiểu rõ hơn về chứng từ kế toán cũng như các loại chứng từ kế toán cùng tìm hiểu bài viết dưới đây cùng Kế toán Đại Tín nhé.

Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những giấy tờ hay là vật mang tin phản ánh đúng nghiệp vụ tài chính đã phát sinh và hoàn thành rồi (chứng từ kế toán cũng được xem như là một tài liệu kế toán), được làm căn cứ ghi sổ kế toán

Nội dung của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được quy định đúng mẫu và đầy đủ thông tin bao gồm

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
• Tên, địa chỉ của đơn vị (hoặc của cá nhân) lập chứng từ kế toán
• Tên, địa chỉ của đơn vị (hoặc của cá nhân) nhận chứng từ kế toán
• Nội dung nghiệp vụ, tài chính phát sinh
• Số lượng, đơn giá, số tiền được ghi trong số sách, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiêu ghi bằng số và chữ
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt, và người có liên quan đến

Chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng thông tin hoặc trên vật mang tin như băng từ, băng đĩa và các thẻ thanh toán. Chứng từ này được quy định tại Điều 17 của Luật chính phủ quy định chi tiết về chứng từ điện tử. Để biết thêm chi tiết Nghị Định 165/2018/NĐ-NP

Hóa đơn bán hàng

• Công ty, cá nhân bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn giao cho khác. Khi mà mức tiền mua bán ở dưới mức tiền đã được quy định sẵn hoặc bán lẻ hàng hóa thì không cần phải lập hóa đơn.
• Công ty, cá nhân khi mua hàng có quyền yêu cầu người bán hàng, người cung cấp dịch vụ cho mình giao hóa đơn bán hàng

Các dạng của hóa đơn bán hàng thường thấy:

• Hóa đơn được in theo mẫu
• Hóa đơn được in từ máy
• Hóa đơn điện tử
• Tem, vé, thẻ in sẵn giá thanh toán

Mẫu hóa đơn bán hàng được bộ Tài chính quy định, in ấn và phát hành sử dụng. Nếu trong trường hộp công ty/cá nhân muốn tự in hóa đơn bán hàng riêng lẻ thì phải được ơ quan tài chính có thẩm quyền công nhận bằng văn bản

Khi mua hàng mà công ty/cá nhân và người cung cấp dịch vụ nếu không lập và thể hiện đúng nội dung được quy định tại Điều 19,20 thì sẽ bị xử phạt theo pháp luật

Các loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt

Phiếu thu: là chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ khác hóa đơn bán hàng, mua dịch vụ mà khách hàng thanh toán ngay

Phiếu chi: là chứng từ ghi nhận việc chi tiền của công ty mua hàng hóa, dịch vụ, thành phẩm bằng cách thanh toán ngay

Giấy đề nghị tạm ứng: là việc cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp ứng trước một khoản tiền hoặc vật tư để thực hiện nhiệm vụ sản xuât kinh doanh hoặc giải quyết một công việc được phê duyệt

Giấy đề nghị thanh toán: dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục thanh toán.

Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng

Sec : (hay được gọi là chi phiếu) là một kiện mệnh lệnh vô điều kiện thể hiện dưới dang chứng từ của chủ tài khoản , ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho người có trên trong sec bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Ủy nhiệm chi: là một phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu cho tổ chức cung ứng dịch vụ/ngân hàng thanh toán quy định, gửi cho nơi mình mở tài khoản, yêu cầu trích một số tiền nhất định để trả cho người thụ hưởng

Giấy báo nợ/ giấy báo có/ giấy nhận nợ

Chứng từ kế toán liên quan đến mua hàng/bán hàng

• Phiếu nhập kho:  Nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán
• Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cu, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hoạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư

Ngoài ra thể hiện qua: Hóa đơn GTGT đầu vào/ Hóa đơn GTGT đầu vào/ Tờ khai hải quan/ Biên bản bàn giao/ Bảng báo giá/ Đơn đặt hàng/ Hợp đồng lao động/ Biên Bản Thanh Lý Hợp đồng kinh tế.

Chứng từ kế toán liên quan đến chi phí, doanh thu

Là tất cả những loại chứng từ thể hiện qua Phiếu kế toán: một loại giấy tờ quan trọng trong quá trình làm việc của nhân viên kế toán, nó có vai trò quản lý, hoạch toán ghi chép một cách đầy đủ chi tiết nhất, chính xác nhất

Phiếu kế toán là một dạng của chứng từ kế toán, phiếu kế toán được ngươi kế toán lập ra. Căn cứ vào đó  để người lập hoặc kế toán phần hành khác được hoạch toán các nghiệp vụ vào sổ, vào nhật ký chứng từ.

Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương

Được thể hiện qua: Bảng chấm công, Bảng tính lương , Hợp đồng lao động, Bảng thanh toán tiền lương,…

Quản lý, và sử dụng chứng từ kế toán

Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để khi sổ kế toán

Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật. Để hiểu biết thêm chi tiết Luật kế toán số 03/QH11

Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan hà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Trên đây là quy định về quản lý, sử dụng chứng từ kế toán. Để hiểu rõ hơn bạn nên tham khảo thêm tại Điều 21 Luật kế toán 2015.

Chứng từ kế toán rất quan trọng và nó giúp việc cân đối kế toán diễn ra tốt hơn. Hãy sử dụng dịch vụ kế toán tại Kế toán Đại Tín để chúng tôi có thể giúp bạn hoàn thiện kế toán thuế từ việc nhập chứng từ kế toán cho đến cân đối bảng kế toán.

Ý nghĩa của việc sử dụng chứng từ kế toán

• Đảm bảo thực hiện được kế toán ban đầu và toàn bộ công tác kế toán. Nếu thiếu chứng từ kế toán, nhân viên kế toán sẽ không thể làm được kế toán ban đầu.
• Chứng minh trách nhiệm của đơn vị, cá nhân trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.
• Là cơ sở để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ vì công nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành.
• Là cơ sở pháp lý để chắc chắn về tính chính xác, minh bạch của các số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán.
• Là căn cứ để việc kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với nhà nước được diễn ra thuận lợi.
• Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại.

Bảng tổng hợp các chứng từ kế toán mới nhất 2021

STT	Tên chứng từ	Số hiệu	Tính chất
			Mẫu bắt buộc	Mẫu hướng dẫn
A	CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Tôi	Lao động và tiền lương
1	Bảng chấm công	01a-LĐTL		X
2	Bảng chấm công theo giờ	01b-LĐTL		X
3	Bảng thanh toán tiền lương	02-LĐTL		X
4	Bảng thanh toán tiền thưởng	03-LĐTL		X
5	Giấy đi đường	04-LĐTL		X
6	Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành	05-LĐTL		X
7	Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ	06-LĐTL		X
8	Bảng thanh toán tiền thuê ngoài	07-LĐTL		X
9	Hợp đồng giao khoán	08-LĐTL		X
10	Biên bản thanh ly (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán	09-LĐTL		X
11	Bảng kê trích nộp các khoản theo lương	10-LĐTL		X
12	Bảng phân bổ tiền lương và BHXH	11-LĐTL		X
yl	Hàng tồn kho
1	Phiếu nhập kho	01 – VI		X
2	Phiếu xuất kho	02 – VI		X
3	Biên bảng kiểm nghiệm vật tư, công cụ, hàng hóa	03 – VI		X
4	Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ	04 – VI		X
5	Biên bảng kiểm kê vật tư, công cụ, hàng hóa	05 – VI		X
6	Bảng kê mua hàng	06 – VI		X
7	Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ	07 – VT		X
III	Bán hàng
1	Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi	01 – BH		X
2	Thẻ quầy hàng	02 – BH		X
3	Bảng kê mua lại cổ phiếu	03 – BH		X
4	Bảng kê bán cổ phiếu	04 – BH		X
IV	Tiền tệ
1	Phiếu thu	01 – TT	X
2	Phiếu chi	02 – TT	X
3	Giấy đề nghị tạm ứng	03 – TT		X
4	Giấy thanh toán tiền tạm ứng	04 – TT		X
5	Giấy đề nghị thanh toán	05 – TT		X
6	Biên lai thu tiền	06 – TT	X
7	Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý	07 – TT		X
8	Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ)	08a – TT		X
9	Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho vàng, bạc, ngoại tệ, kim quý, đá quý, ngoại tệ)	08b – TT		X
10	Bảng kê chi tiền	09 – TT		X
V	Tài sản cố định
1	Biên bản giao nhận TSCĐ	01 – TSCĐ		X
2	Biên bản thanh lý TSCĐ	02 – TSCĐ		X
3	Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành	03 – TSCĐ		X
4	Biên bản đánh giá lại TSCĐ	04 – TSCĐ		X
5	Biên bản kiểm kê TSCĐ	05 – TSCĐ		X
6	Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ	06 – TSCĐ		X
B	CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC
1	Hóa đơn GTGT	01 GTKT – 3LL	X
2	Hóa đơn bán hàng thông thường	02 GTGT – 3LL	X
3	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ	03 PXK – 3LL	X
4	Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý	04 HDL – 3LL	X
5	…

Như vậy, chứng từ kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là nền tảng cho rất nhiều hoạt động khác. Việc nắm rõ các loại chứng từ kế toán dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ ý nghĩa, bản chất của từng loại chứng từ, từ đó có cái nhìn tổng quan nhất về chứng từ kế toán.

> Công tác phí và quy định về công tác phí

> Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính theo thông tư 200 chuẩn nhất

> So sánh phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ