Kế toán công nợ là một phần nhỏ trong toàn bộ công tác kế toán nhưng lại khá quan trọng của một danh nghiệp, kế toán công nợ phải làm việc với các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả, tiền gửi ngân hàng, các khoản thu chi.
Công việc của kế toán công nợ bao gồm: thực hiện công tác thu chi tiền mặt/tạm ứng tiền mặt, định kỳ hàng tuần đối chiếu với số dư tiền mặt của thủ quỹ, theo dõi, lập báo cáo tình hình số dư công nợ của nội bộ, kiểm tra các chứng từ trước khi lập thủ tục thu chi,…
Sau đây là một số vấn đề thông tin và một số việc cần làm của nghiệp vụ kế toán công nợ và một số chia sẽ kinh nghiệm của Kế Toán Đại Tín trong lĩnh vực này.
hiện
Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là một phần nhỏ trong toàn bộ công tác kế toán nhưng lại khá quan trọng của một danh nghiệp, kế toán công nợ phải làm việc với các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả, tiền gửi ngân hàng, các khoản thu chi.
Việc quản lý tốt công nợ không chỉ đòi hỏi vể yêu cầu kỹ năng mà còn tác động đến các yếu tố sự phát triển của một tố chức/doanh nghiệp. Đôi khi trong một công ty mà bạn có thể thấy người kế toán công nợ còn kiêm luôn cả thủ quỷ và kế toán nội bộ hay kế toán thanh toán.
Mô tả công việc của kế toán công nợ
- Thực hiện công tác thu chi tền mặt/tạm ứng tiền mặt, định kỳ hàng tuần đối chiếu với số dư tiền mặt của thủ quỹ
- Lập phiếu nộp ngân sách – ngân hàng
- Tạo mã, thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp đối với khách hàng mới
- Theo dõi, lập báo cáo tình hình số dư công nợ của nội bộ
- Theo dõi các khoản thu chi, tạm ứng của nội bộ
- Lập bút toán chuyển giao các chứng từ (thu chi)
- Kiểm tra, đối chiếu tồn quỹ cuối ngày
- Kiểm tra, đối chiếu tiền mặt giữa báo cáo quỹ với kế toán tổng hợp Công ty
- Kiểm tra các chứng từ trước khi lập thủ tục thu chi
- Lập hạn thời gian thanh toán với khách hàng
- In báo cáo quỹ và số quỹ tiền mặt
- Đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh (lưu trữ, bảo quản)
- Nhận chứng từ (hóa đơn, phiếu nhập kho,…) để thanh toán
- Tính các công nợ phát sinh theo từng tháng và thông báo những khoản cần thanh toán cho công ty (cập nhật tình hình tăng – giảm của của công nợ)
- Đề xuất và nếu ý kiến để tối ưu hóa công nợ với những bộ phận khác cùng công ty
Những kinh nghiệm làm kế toán công nợ
Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Kế toán công nợ phải tạo một file theo dõi công nợ khách hàng và được cập nhật đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát phát sinh liên quan đến công nợ. File theo dõi công nợ có thể được tích hợp trong phần mềm kế toán hoặc file excel.
Người làm nghiệp vụ kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán … vì rõ ràng việc thu hồi nợ đều liên quan chặt chẻ đến các chứng từ kế toán.
Duy trì tốt các mối quan hệ
Người làm kế toán công nợ còn phải có mối quan hệ tốt các phòng ban (như phòng kinh doanh) trong nội bộ doanh nghiệp của mình, bởi đó là bộ phận nắm các mối quan hệ, liên quan trực tiếp đến việc bán hàng, liên quan đến việc thu và kiểm soát công nợ.
Gởi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng
Kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gởi. Nghĩa là bạn phải nhận được sự xác nhận của người nhận, người phê duyệt hóa đơn, đảm bảo hóa đơn phải được đưa đến phòng kế toán của khách hàng.
Xem lại khoản phải thu thường xuyên
Định kì, kế toán công nợ chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng. Kế toán lập các Báo cáo công nợ như: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, vượt hạn mức nợ …gửi về cho Kế toán trưởng hoặc trưởng bộ phận chuyên trách.
Gọi điện thoại nhắc nợ
Việc nhắc nợ, kế toán công nợ nên thực hiện (bằng email. điện thoại) trước khoảng 5-10 ngày trước khi nợ đến hạn thanh toán. Gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng bạn phải chuẩn bị trước và luôn với trạng thái thoải mái, nhẹ nhàng. Tránh gọi những ngày đầu năm, thận trọng khi phải gọi điện thoại nhắc nợ ngày đầu tuần vì xử lý không khéo dễ gây căng thẳng về phía khách hàng.
Nghiệp vụ kế toán công nợ khéo léo trong giao tiếp, linh hoạt trong ứng xử, có lúc phải mềm dẻo nhưng có lúc phải cứng rắn kiên quyết tùy theo thái độ của khách nợ; Nghệ thuật giao tiếp của bạn sẽ quyết định phần lớn thành công trong việc thu hồi công nợ.
Tham gia, góp ý cải tiến quy trình thu nợ
Phản ánh những vướng mắc trong quá trình thu hồi công nợ về Kế toán trưởng hoặc người phụ trách, nhưng bạn phải chủ động đưa ra các giải pháp thu nợ tối ưu nhất.
Công nợ phải thu của khách hàng
Cộng nợ phải thu của khách hàng là một công ty đã cung cấp dịch vụ, xuất hóa đơn bán hàng, thành phẩm cho khách hàng nhưng mà khách hàng chưa thanh toán hay mới thanh toán một nữ. Thì sau đây có các loại hồ sơ để theo dõi công nợ:
Căn cứ vào hóa đơn
| Nợ TK 131: | |
| Có TK 5111 | Doanh thu bán hàng hóa |
| Có TK 5112 | Doanh thu bán thành phẩm |
| Có TK 5113 | Doanh thu dịch vụ |
| Có TK 3311 | Thuế GTGT bán ra |
Căn cứ vào phiếu thu tiền
Trên phiếu thu phải ghi đầy đủ thông tin nội dung của khách hàng (họ tên, địa chỉ, lý do) phải có đầy đủ chữ kí của 2 bên.
| Nợ TK 111 | Tiền mặt tăng lên |
| Có TK 131 | Công nợ phải thu của khách hàng – cần phải biết chi tiết công nợ |
Căn cứ vào giấy báo của ngân hàng
Nợ TK 112
Có TK 131
– Với hình thức công ty mẹ-con, theo dõi các khoản phải thu nội bộ thông qua TK 136 với hình thức công ty mẹ-con
– Với hình thức các nghiệp vụ cho cá nhân vây tiền, theo dõi các khoản thu khác thông qua TK 1388
Nợ TK 1388
Có TK 111, 112
Công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Căn cứ liên 2 kế toán công nợ xác định khoản phải trả nhà cung cấp là số tiền bao gồm cả thuế giá trị gia tăng thể hiện bên có TK 331 bằng nghiệp vụ phát sinh
Nợ TK 152, 156
Nợ TK 1331
Có TK 331
– Khi công ty bạn trả tiền cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, kế toán công nợ lập phiếu chi chuyển cho thủ quỹ. Trên phiếu chi có đầy đủ chữ ký của người lập, thủ quỹ, và người nhận tiền. Sau đó chuyển cho kế toán hạch toán:
Nợ TK 331: Chi tiết cho nhà cung cấp.
Có TK 1111
Nếu chuyển trả nhà cung cấp bằng chuyển khoản thì kế toán công nợ cầm uỷ nhiệm chi có đầy đủ thông tin nhà cung cấp và dấu, chữ ký của xếp bạn. Sau khi uỷ nhiệm chi xong kế toán công nợ mang chứng từ này cho kế toán hạch toán và kẹp vào sổ phụ ngân hàng hàng năm
Nợ TK 331: Chi tiết nhà cung cấp
Có TK 1121
– Hàng tháng, quý, năm in báo cáo tồn quỹ tiền mặt chuyển cho thủ quỹ để đối chiếu lại
Hãy để Kế toán Đại Tín thực hiện thay bạn hạch toán kế toán công nợ với dịch vụ kế toán trọn gói giá rẻ tại TPHCM. Liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn miễn phí nhé.
Những sai sót cần tránh khi làm kế toán công nợ
- Công tác theo dõi công nợ không đáp ứng yêu cầu chế độ kế toán
- Hạch toán công nợ không thực hiện theo đúng quy định
- Chưa thực hiện đầy đủ việc đối chiếu công nợ
- Không thực hiện đúng quy định trích lập dự phòng và xử lý nợ
- Chưa triển khai chặt chẽ công tác thu hồi công nợ
Trên đây là một vài thông tin và kinh nghiệm chia sẻ của công việc kế toán công nợ hi vọng sẽ hữu ích cho các bạn mới bước chân vào hoặc thành thạo của công việc này.
> Kế toán tài chính là gì và công việc của kế toán tài chính
> Mẫu 02/CK-TNCN – Mẫu cam kết thuế TNCN
> Mẫu TK1-TS – Mẫu tờ khai tham gia BHXH, BHYT